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ISO30401:2018知识管理体系标准要点分析

文章来源:中国认证认可 编辑:北京华道众合咨询公司

一、制定ISO 30401的原因

知识作为一种无形资产,需要开发、整合、保留、共享、调整及应用,以便员工可做出有效而一致的决策,按照过往经验解决问题并提出新见解。目前,机构单单依靠自主学习的形式,不足以赶上技术及业务经营急剧转变的形势。为此,他们要率先一步慎重地创造、整合、应用及重用知识。

对处于不同地区的机构而言,若所有分公司执行同一流程及提供相同的服务,跨地区分享良好经验、专门技术,互相学习,可带来莫大裨益。有些机构的重要知识往往由个别员工掌握,一旦机构出现变化或个别员工离职,知识便有流失的风险。如今员工流动性强,使这个问题变得更严峻。

目前,知识管理正变得越来越重要,很多国家都渴望发展“知识型经济”,使得知识成为财富的主要来源。

二、ISO 30401的架构及内容

(一)ISO 30401为知识管理清晰列出了多个指导原则,包括:知识的性质:知识是无形的、复杂的,由人类创造;价值:知识在机构实现目标的过程中起着关键作用,知识管理是发掘知识潜在价值的一种途径;关注点:知识管理应根据机构的目标、策略及需求而实施;适应性:没有一个知识管理方案适用于所有机构及其经营环境,机构可因需要及环境制定自己的知识管理方法;沟通:每个人对知识的理解都存在差异,为达成共识,知识管理应经过人与人之间的交流后共同创建,适当时候可以内容、流程及技术作支持;环境:知识并不是直接被管理的,知识管理侧重于管理工作环境,使知识不断循环;文化:文化对有效的知识管理至关重要;重复性:知识管理应包含学习及反馈循环。

(二)除了各管理体系标准(环境、领导、规划、支持、运营、绩效评估及改进)的标准条文外,ISO 30401还强调以下主题,每个主题分别代表知识管理体系中的不同重要维度。
1.通过一系列系统活动和行为开发知识并建立知识管理系统
机构获取新知识的方法包括发掘知识、从外部获取知识、研究、创新、反馈、经验教训及把现有知识作崭新的应用;应用现有知识改善行动和决策,使之成为有效知识,包括知识转移及共享、知识重用及创意解难;保存现有知识,预防机构流失知识,包括知识归档、信息备份、接任计划及上司指导;处理过时或无效的知识,避免机构在当下的环境中,运用不当的知识,导致出错或工作效率低下。

2.促进不同类型知识交流的活动及行为
人际沟通及互动:通过个人、群体及机构之间的互动,交换及共享知识;展示:通过展示、记录及(或)编纂来创造知识;合并:将已编纂的知识策展、正规化、构建或分类,使知识易于获取及寻找;内化及学习:检阅、评估及吸收知识,融入实践之中。

3.建立知识管理体系的要素
人力资本:明确各人所属的角色及责任,包括所有知识管理体系的管理者,确保机构的知识管理得到支持;流程:定义适合机构流程的知识活动,包括程序、指引、方法及措施;技术及基础设施:电子媒介、虚拟与现实工作环境及其他工具,如流动应用程序、门户网站、维基百科、搜索引擎、云端运算、大数据平台、协作工作平台及非正式会议室;管理:制定策略、预期目标及方法,确保知识管理体系能配合整体业务需要;文化:就分享及从错误中学习而形成的态度及规范;其他:需要平衡在知识共享时有可能面对的保密、知识产权及(或)知识保护等要求。

三、资料性附录

除了标准的核心要求外,ISO 30401还有3份资料性附录:
附录A——知识范畴,从已明确编纂的知识到未经编纂的经验及(或)基于行动的知识,说明知识如何以多种类型及形式出现。一方面,有些知识不易察觉或不能以文字或符号表达;另一方面,有些知识可以记录或收录(如课本、文件、开放式的电子学习内容)。
附录B——知识管理与相关学科的关系,列出了一系列与知识管理产生相互作用的课题,包括信息管理、数据管理、商业智能、客户关系管理、学习、机构发展及培训、机构学习、人力资源管理、创新管理、风险管理及质量管理。
附录C——知识管理文化提供一系列信息,说明寻求、共享、开发及应用知识的方法。

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